Management de projet avec PRINCE2

 

logo_prince2

INTRODUCTION : Chaque année, les entreprises ont de nombreux challenges à relever : adaptation à des contraintes légales nationales, européennes ou internationales, lancement de nouveaux services ou produits innovants, intégration de nouvelles technologies (ERP, outils décisionnels,...) ou mise à jour de technologies déjà implantées pour rester compétitif. Chaque défi est relevé sous forme de projet qui peut se définir comme une suite d'actions délimitées dans le temps, en vue de produire un résultat spécifique, produit, service ou nouvelle organisation. Afin de mieux répondre à toutes ces exigences pour mieux gérer le processus de gestion de projet, de nombreuses méthodes sont en concurrences pour relever ces challenges.

Dans cet article je vous propose de découvrir une méthode parmi ces méthodes qui se nomme PRINCE2.

Présentation de la méthodologie PRINCE2


Prince2 (Project IN Controled Environment) est une méthode de management de projet orientée processus à vocation généraliste.
Développée par le Département du Commerce Britannique (Office of Government Commerce ou OGC), son usage est préconisé au Royaume-Uni, que ce soit pour les projets d'administrations publiques ou d'organismes privés. C'est une méthode plutôt adaptée aux projets d'envergure.
Dans tous les cas, comme pour toutes les méthodes d'ailleurs, son usage ne saurait exonérer le projet de la présence d'une équipe compétente et d'un manager chevronné.

La version actuelle :

Héritière d'une version plus ancienne, plus rigide et aux usages plus spécifiques (Prompt), la méthode Prince2 a été optimisée afin que sa pratique puisse être généralisée. La version actuelle a été publiée en 1996. Elle est périodiquement révisée (Juin 2009).

Depuis 2013, l'OGC UK a transféré ses droits et toute la gestion de la méthode, ainsi que l'ensemble du portefeuille de "bonnes-pratiques" (dont ITIL) à la société Axelos, créée pour l'occasion dans le cadre d'un Joint-Venture.

PRINCE2 est structuré en 4 dimensions :

  • 7 Principes,
  • 7 Thèmes,
  • 7 Processus,
  • Et l’Environnement du projet.

Les caractéristiques essentielles de la méthode sont les suivantes:

  • Elle est centrée sur la justification business de la demande grâce au cas d’affaire,
  • Une structure organisationnelle est définie pour l’équipe de gestion du projet
  • L’approche de planification est basée sur le produit,
  • Le projet est réparti en différentes phases gérables et contrôlables,
  • Une certaine flexibilité est applicable en fonction du type de projet

Le Management de projet selon PRINCE2  


Prince2 repose sur trois grands volets : des rôles, des processus et des techniques de gestion de projet. Dans Prince2, un projet est une forme d’organisation temporaire, mise sur pied dans le but de livrer un ou plusieurs produits d’entreprise suivant un business case spécifique. Il existe plusieurs niveaux de rôles dans Prince2 : le chef de projet, les différents intervenants impliqués dans le projet (clients, utilisateurs et fournisseurs) et enfin le comité de projet.

Tous ces niveaux de responsabilités sont en interaction étroite. Le chef de projet est responsable de l’organisation et du contrôle du projet. C’est lui qui sélectionne les membres de l’équipe et qui est chargé de s’assurer que le travail est effectué correctement et dans les temps. Il gère également la planification du projet, établit ce que l’équipe va faire et à quelle échéance le projet va se terminer.

PRINCE2 peut être appliqué quelle que soit la taille et la nature du projet ou l’organisation, parce que PRINCE2 repose sur des principes.

Les principes de la méthode PRINCE2 définissent un cadre de bonnes pratiques qui forment les bases d’une bonne gestion de projet. Résultats de l’expérience aussi bien sur des projets à l'issue positive que négative, ils remédient aux causes principales d’échec des projets. Avec la version 2009 de PRINCE2, les sept principes jusqu'alors implicites deviennent complètement explicites et sont décrits dans la méthode au même titre que les thèmes et les processus.

Pour qu'un projet soit géré suivant la méthode PRINCE2, les sept principes suivants doivent être compris et appliqués tout au long du projet par l’équipe de management :

  • Une justification continue pour l’entreprise.
  • Un retour d’expérience.
  • Des rôles et responsabilités clairement définis.
  • Un management par séquences.
  • Un management par exception.
  • Une focalisation sur les produits.
  • Une adaptation à l’environnement projet.

Dans la mise en place d’un projet  assez complexe les différents motifs d’échecs habituels dans la réalisation du projet sont :

  • Pas de spécification claire, pas de business case
  • Pas de soutien de la part du management de l’entreprise
  • Pas de définition claire des livrables durant la conception
  • Confusion des rôles causée par une mauvaise répartition des rôles
  • Pas de critères d’acceptation ou partagés avec les utilisateurs
  • Manque de suivi réguliers du projet
  • Manque d’implication des utilisateurs finaux du projet
  • Pas de gestion des changements sur le périmètre projet
  • Manque de suivi des décisions

C’est pour répondre à cette complexité que la méthode Prince2 a mis en place la notion de thème dans son management de projet.

Les thèmes PRINCE2 sont les aspects de la gestion de projet qui permettent de contrôler le projet. Ils doivent être traités de façon continue tout au long du cycle de vie du projet. Ils fournissent des conseils et expliquent la façon dont le processus doit être suivi. Ils sont au nombre de sept :

  1. Cas d’affaire : Pourquoi ?
  2. Organisation : Qui ?
  3. Qualité : Quoi ?
  4. Plans : Comment, Combien, Quand ?
  5. Risque : Que se passera-t-il si ?
  6. Changement: Quel impact ?
  7. Progression: Où sommes-nous, Où allons-nous, Devons-nous continuer ?

Les thèmes explicitent la vision de PRINCE2 concernant certains aspects communs à tous les projets. Ils sont utilisés par les processus et sont adaptables.

La méthode PRINCE2 a une structure de processus, conçue pour assurer la planification, la délégation, le suivi et le contrôle des aspects de performance du projet.

Un processus est constitué d’une suite structurée d’activités décrivant ce que chaque rôle de l’équipe de projet doit exécuter pour que le processus délivre un résultat précis. PRINCE2 compte sept processus qui couvrent l’ensemble des activités requises pour diriger, manager et livrer un projet avec succès.

  • Processus Élaborer le projet : vise à s’assurer que les produits préalables à l’initialisation du projet sont en place en répondant à la question : le projet est-il viable et justifié ?
  • Processus Initialiser le projet : a pour but ; de doter le projet de solides fondations et de permettre à l’organisation de mieux comprendre le travail à effectuer ; afin de livrer les produits du projet, avant d’engager des dépenses importantes.
  • Processus Contrôler une séquence : a pour but ; d’affecter les tâches, de surveiller le travail, de régler les incidences, d’informer le COPIL de la progression et de mener les actions correctives nécessaires. Afin de s’assurer que la séquence reste dans les limites de tolérance fixées.
  • Processus Gérer la livraison des produits : a pour objectif de contrôler le lien entre le Chef de projet et le(s) Chef(s) d’équipe(s).En établissant des exigences formelles pour l’acceptation, l’exécution et la livraison des travaux du projet.
  • Processus Diriger le projet : doit permettre au COPIL projet, d’assumer la responsabilité de la réussite du projet en prenant les décisions essentielles et en exerçant un contrôle général, tout en déléguant au chef de projet le management du projet au quotidien.
  • Processus Gérer la limite de séquence : a pour but de permettre au Comité de Pilotage du Projet d’être suffisamment informé par le Chef de Projet afin que ce Comité soit en mesure, d’évaluer la réussite de la séquence en cours, d’approuver le Plan de séquence suivante et de vérifier le Plan de Projet.
  • Processus Clore le projet : a pour but de fournir un point fixe correspondant à la confirmation que le produit du projet est accepté, de reconnaître que les objectifs spécifiés dans la D.I.P. d’origine ont été atteints et que le projet n’a plus rien à apporter.

L'organisation projet  selon PRINCE2


 

focusOrganisation

L’organisation est essentielle pour qu’un projet réussisse et les chefs de projet doivent le comprendre pour communiquer, négocier et traiter avec toutes les personnes impliquées dans un projet.

PRINCE2  Offre une approche élégante et directe de l’organisation. En utilisant le principe de management par exception qui assure l’utilisation efficace du temps de la direction générale, sa structure de conduite de projet comprend quatre niveaux.

organisation1

La direction de l'entreprise ou du Programme est le commanditaire et le générateur du projet; c'est lui qui nomme l'exécutif (éventuellement le chef de projet)

Il fournit aussi les information du projet conformément à la stratégie de communication.

Le comité de pilotage quant a lui est responsable du résultat vis-à-vis de la direction de l’entreprisse; il est décisionnaire et considérer comme la voix de l’extérieur du projet.

Il permet aussi de confirmer les tolérances du projet.

Le chef de projet gère au quotidien le projet, dans les contraintes établies par le COPIL et correspondant aux bénéfices attendus par le Cas d'Affaire.

Il prépare, vérifie et actualise les Stratégies; la plupart des Produits de Management et la description des rôles.

Il est aussi celui qui gère les Chefs d'équipe; le support projet  et rapporte au COPIL tous les documents déjà préparer.

Le Chef d'équipe assure, la réalisation des produits définis par le Cdp, la qualité appropriée ainsi que les délais et les coûts convenus.

Il dirige les membres de l'équipe de réalisation projet et conseille sur l'implication des membre du projet et des parties prenantes.

CONCLUSION :


Le chef de projet informatique, animateur d'équipe et gestionnaire, doit garantir le meilleur équilibre entre charges, délais et coûts dans le respect des attentes des utilisateurs. Pour cela, il doit faire preuve de méthode et disposer d'outils efficaces, véritable chef d'orchestre, le chef de projet traduit les demandes de son client en solutions informatiques. De l'analyse des besoins à la livraison du produit.

La méthode Prince2 est aujourd’hui reconnue comme un standard international pour la gestion de projets, une reconnaissance accrue par le fait que la méthode n’est pas propriétaire et peut donc être utilisée sans verser de royalties.

La structure de la démarche projet proposée par Prince2 est un excellent outil de formation et d'initiation à la conduite rationnelle de projet. Le formalisme permet de définir une logique et un vocabulaire commun facilitant les échanges; c'est aussi cela l'intérêt d'utiliser une méthode standard.

 

 

 

 

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Captcha *